Hem başarıya ulaşmanıza hem de etkinlik stratejinizi doğrulamanıza yardımcı olacak fikirleri keşfetmeye hazır olun. 

2020 Olay Pazarlama Raporu ‘na göre , pazarlamacıların çoğunluğu olayları dijital reklamcılık, e-posta pazarlama ve içerik pazarlama üzerinde en kritik pazarlama kanalı olduğuna inanıyor.

Etkinlik planlama  ve etkinlik yönetimi sürecine dahil olan çok sayıda hareketli parça ve çeşitli paydaşlar varken, etkinlik başarınızı ölçtüğünüzden ve kanıtladığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? Bu soru, olay başarı ölçütlerini tanımlamanın neden yüksek öncelikli bir görev olması gerektiğidir.

Ana amacınız etkinlik bilinirliğini artırmak, geliri en üst düzeye çıkarmak ya da katılımcıları memnun etmek olsun. Bu liste etkinlik başarınızın özel versiyonunu tanımlamaya başlamanıza yardımcı olacaktır. Listeye girmeden önce, başarıya ulaşmak için etkinlik planlama hedeflerini nasıl belirleyeceğinizi gözden geçirmek isteyebilirsiniz .

Etkinlikte Başarı

1. Etkinlik Kontrolleri

Bu temel metrik, doğrudan etkinliğe gelen ve rezervasyon yapan katılımcı sayısını gösterir. Bu konu hem mutlak hem de göreceli olarak çok önemlidir. Ön rezervasyon sayısının toplam satış sayısıyla karşılaştırılması önemli bir istatistiktir. İki numara arasında alışılmadık bir tutarsızlık varsa, bu araştırmaya değer bir şey olacaktır. Rezervasyon ve satış arasında neden insanları kaybediyorsunuz? Bu sayıyı diğer ölçümlerle karşılaştırabilmek için, etkinliğinizin her günü için satış sayısının doğru olduğundan emin olun.

2. Katılımcı Memnuniyet Anketleri

Katılımcıların etkinlikten hoşlanıp hoşlanmadığını öğrenmenin en hızlı yolu onlara sormaktır. Anket yanıtları, katılımcı memnuniyetini anlamada ve gelecekteki olayların beklentilerini aşmasını sağlamada yardımcı olur. Sorularınızda belirgin olun ve mümkün olduğunca sayısal yanıt seçenekleri sunun. Verileriniz temiz ve ölçülebilir ise daha derin öngörüler elde edebileceksiniz.

3. Net Destekçi Puanı

Bu aynı zamanda “katılımcı memnuniyeti anketi” kapsamına girse de, NPS bu listede kendi yerini hak edecek kadar önemlidir. Bu puan şu basit soruyu sorar: 1-10 arası bir ölçekte, bu etkinliği arkadaşlarınıza tavsiye etme olasılığınız nedir? 9-10 arası puanlar, etkinlik markanız için sadık hayranlar olarak hareket edecek “destekçiler” olarak kabul edilir. 7-8 arası puanlar, katılımcılardan memnun olan ancak yine de rekabetçi tekliflere karşı savunmasız olan “pasiflerdir”. Son olarak, 0-6 arasındaki puanlar “kötüleyici” olarak kabul edilir ve olumsuz incelemeler yoluyla etkinlik markanıza zarar verme riski taşır.

Bu puan, etkinliğinizin katılımcılara ne kadar değer kattığının önemli bir göstergesidir ve bu, tüm büyük paydaşların bilmek isteyeceği bir şeydir.

4. Aktif Topluluk Üyelerinin Sayısı

Bu metrik, topluluk içindeki etkinlik seviyelerinin yanı sıra hangi katılımcı türlerinin en aktif olduğu konusunda bilgi sahibi olmanızı sağlayacaktır. Aktif bir topluluk üyesinin göstergeleri, görüntülenen profillerin sayısı veya uygulamada harcanan süre olabilir. Bunun gibi veriler, mobil uygulama deneyimini optimize etmede ve platformdaki katılımcılarla etkileşim kurmanın yollarını bulmada kullanışlıdır.

5. Etkinlik Topluluğu İçinde Gönderilen İleti Sayısı

Etkinlik topluluğu içindeki etkinliği ölçmenin diğer birçok yolu arasında, üyeler arasında gönderilen mesajların sayısına bakmak, platformun etkili bir ağ oluşturma aracı olarak kullanılıp kullanılmadığını kanıtlayacaktır. İş ilişkileri geliştirmek, herhangi bir olayın temel bileşenlerinden biridir ve bu belirli metriğin ölçülmesi, uygulamanın bağlantıları kolaylaştırmada yardımcı olup olmadığını kanıtlayacaktır.

6. Konuşmacı Katılımı

Belirli bir konuşmacının sahneye çıkması için çok fazla beklenti olsa da, bir konuşmacının performansı nihai olarak dinleyici tarafından belirlenir. Konuşmacılara olan ilgiyi ölçmenin bir yolu, uygulama içinde aldıkları profil görüntülemelerinin miktarını ölçmektir. Ek olarak, katılımcıların konuşmanın ardından canlı oylama veya anket yanıtları gibi konuşmacının performansıyla etkileşime girebileceği ve buna yanıt verebileceği yollar sağladığınızdan emin olun

7. Canlı Anket Yanıt Oranı

Doğru etkinlik uygulaması veya sanal etkinlik çözümü ile , katılımcıların bir etkinlik oturumu sırasında canlı anketlerde oy kullanmasını sağlayabilirsiniz. Bu yanıt oranı, katılımcıların katılım düzeylerini gösterecek ve etkinlik düzenleyenlerin hangi oturumların en başarılı olduğunu anlamalarına yardımcı olacaktır.

8. Sosyal Medya Bahisleri

Sosyal medyadan bahsetmek, kullanıcıların yorumlarında / tweet’lerinde bir tutamaç veya hashtag kullanarak doğrudan bir “haykırış” vermeleridir. Etkinlik planlama sürecinde, etkinlik tanıtıcınızın ve etiketinizin basit, benzersiz ve paylaşılabilir olduğundan emin olun. Bahsetmeleri takip etmek, etkinliğinizin sosyal medyadaki dostluğunu daha iyi anlamanıza yardımcı olacak ve aynı zamanda katılımcılarınızın sosyal medya bilgiliğini de sağlayacaktır.

9. Sosyal Medya Katılımı

Bahsedilenlerden biraz farklı olarak, sosyal medya katılımı, bir kullanıcının bir gönderiye genellikle beğeni, paylaşım veya retweet olarak tepki vermesidir. Bu metrik aynı zamanda belirli oturumların, konuşmacıların ve etkinliğin kendisinin katılımcılarda ne kadar derinden yankı uyandırdığının doğru bir göstergesidir. Katılımcıların tepki vermesi için yeterli sosyal medya içeriğiniz olduğundan emin olun!

10. Toplam Kayıtlar

Şüphesiz zaten akılda kalan bir metrik olan toplam kayıt sayısı, etkinlik başarısını ölçmenin en acil yollarından biridir. Zaman içindeki satış performansının daha net bir şekilde anlaşılması için kayıtları aylık olarak izlemek de önemlidir. En yüksek kayıt hangi ayda gerçekleşti? Neden öyle? Bu metrikle ne kadar ayrıntılı olursanız, etkinliğinizi değerlendirirken o kadar netlik sağlayacaktır.

11. Bilet Türüne Göre Kayıt

Bu, kayıt verilerinizle daha ayrıntılı olabileceğiniz başka bir yoldur. Kayıt performansını bilet türüne bölerek , bu size hangi bilet türlerinin ve fiyat noktalarının katılımcılar için en çekici olduğu konusunda daha iyi bir fikir verecektir. Karma bir yüz yüze ve sanal etkinlik stratejisi kullanıyorsanız, bu aynı zamanda farklı formatlarda katılan katılımcıların yüzdesini anlamanıza da yardımcı olacaktır. Bu tür veriler, bir sonraki etkinliğinizi organize ederken yardımcı olacak ve bilet tekliflerinizde daha hedefli olmanızı sağlayacaktır.

12. Brüt Gelir

Birçoğu, bunun etkinlik başarısı için ana gösterge olduğunu iddia eder. Başlangıçtaki gelir hedeflerinize göre ölçmek önemli bir metriktir ve ikisi arasındaki fark, belirlenen kriterler konusunda ne kadar gerçekçi veya idealist olduğunuzu gösterecektir. Brüt gelir aynı zamanda sektördeki etkinlik türünüzün talebi için önemli bir barometredir.

13. Maliyet-Gelir Oranı

Brüt gelir, etkinliğin toplam maliyetiyle karşılaştırılmadığı sürece, kapsamlı bir metrik değildir. Bu oran, etkinliğinizin ne kadar kar (veya zarar) ürettiğini ve gelecekteki etkinlikler için bu oranı iyileştirmeye nasıl devam edebileceğinizi anlamak açısından önemlidir. Bu, sponsorlar ve yatırımcılar gibi paydaşların görmek isteyeceği bir gösterge.

14. Promosyon Koduna göre Gelir

İzleme bağlantılarına sahip ayrı promosyon kodlarına sahip olmak, gelir akışınızın tam olarak nereden geldiğini anlamanıza çok yardımcı olur. C düzeyindeki yöneticiler için hedeflenen belirli bir promosyon kodu en fazla kaydı getiriyorsa, bu kesinlikle dikkate değer bir veri noktasıdır. Bilet satışlarınızın daha ayrıntılı bir dökümünü sağlamak için promosyon kodları oluşturun.

15. Sponsorluk Sayfası Etkileşimi

Bu gösterge, sponsorları tatmin etmede ve gelecekteki ortaklıkları ikna etmede çok önemli olacaktır. Büyük olasılıkla sponsorların uygulama içinde kendilerini görünür kılabilecekleri birden fazla sayfanız var . Sayfaların görüntülenmesi ve beğenilmesi gibi bu sayfalarla etkileşim, katılımcıların aslında sponsorlarla etkileşime girdiğini kanıtlamak için önemli ölçümlerdir.

16. Sponsorluk Memnuniyeti

Sponsorlar, etkinliğinizin mali desteğinden büyük ölçüde sorumlu olduğu için, onların memnuniyetini sağlamak, etkinlik başarısı için önemli bir ölçüt ve gelecekteki sponsorluk olasılığını ölçmenin bir yoludur. Bu değeri ölçmenin anketler veya olay sonrası bilgilendirme toplantıları gibi çeşitli yolları vardır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sponsorlar için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamak için bu verileri kaydettiğinizden emin olun.

17. Geri Dönen Katılımcı Sayısı

Muhtemelen, ekibiniz ister aylık, ister yıllık, hatta iki yılda bir olsun, tekrar eden etkinlikler düzenlemektedir. Kayıt tutulması gereken ilginç bir istatistik, sonraki etkinliklere gelen tekrar eden katılımcıların sayısıdır. Bu, etkinlik içeriğinizin hedeflenen kitleye hitap edip etmediğini gösterecek ve onlar için yarattığınız değer hakkında size bir fikir verecektir. Çok sayıda geri dönen katılımcı, doğru formülü bulduğunuzun bir göstergesidir.

18. Nitelikli Müşteri Adaylarının Sayısı

Etkinliğiniz satış ekibiniz için olasılıklar oluşturmayı amaçlıyorsa, nitelikli müşteri adayı sayısını ölçmek, etkinlik başarısının önemli bir göstergesidir. Nitelikli bir potansiyel müşterinin tanımı şirketinize özel olacaktır, bu nedenle bunu  ölçmeden önce ayrıntılı kriterlere sahip olduğunuzdan emin olun. Nitelikli bir müşteri adayı belirli bir sektörden olabilir, kendi şirketinde yönetici konumunda olabilir veya şirketinizin hizmetine / ürününe açıkça ihtiyaç duyduğunu gösterebilir.

19. Müşteri Edinme Başına Maliyet

Bu metrik, çoğunlukla belirli bir ürünü satan ve daha fazla müşteri kazanma umuduyla etkinlikler düzenleyen şirketler için geçerlidir. Edinilen müşteri sayısı önemli bir ölçü olsa da, tartışmalı olarak daha önemli bir ölçüt, müşteri edinme başına maliyettir. Etkinlik kaynaklı bir anlaşmayı kapatmak için gereken zaman ve bütçenin farkında olmak, etkinliğinizin alt satırdaki etkisinin önemli bir göstergesidir.

Özetlemek: Etkinlik Başarı Ölçütleriniz

Etkinlik başarısını tanımlamak ve ölçmek, özel ve kişiselleştirilmiş bir süreçtir. Hangi ölçütlerin sizin için önemli olduğu, kendiniz için ne tür hedefler belirlediğinize göre önemli olacaktır. Bununla birlikte, araç setinizde bu 19 ölçüte sahip olmak, etkinliğiniz için hangi ölçümlerin en alakalı olduğunu ve bu sayıları nasıl ölçmeye başlayabileceğinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.