Blog

Başarılı Bir Etkinlik Oluşturma İpuçları

İnsanların dikkatini çeken, onlara ilham veren, yeni beceriler öğrenmeleri için onları motive eden ve harika iş bağlantıları kuran büyük bir etkinlik düzenlemek için ne gerekir; ruhumuzu nasıl koruyabiliriz ve bu yolda devam etmemiz için bizi motive eden nedir?

Etkinlik yönetimi muhtemelen yapabileceğiniz en stresli şeylerden biridir. Forbes etkinlik koordinatörlerini 5., halkla ilişkiler yöneticilerini ise 8. sıraya yerleştirerek, sürekli olarak en stresli meslekler listelerinin başında yer veriyor. Etkinlik organizasyonunun en zor kısmı, tahmin edilemeyen yapısı ve en deneyimli etkinlik organizatörünün bile kontrolü dışında olan çeşitli unsurlardır. Kostümlü provası olmayan büyük bir gösteri – etkinlik günü tüm parçaların büyük gösteri için bir araya geldiği tek gündür. Ancak söylendiği gibi, pratik mükemmelleştirir.

Her Zaman “Neden” İle Başlayın

Bir organizatör olarak ilk hareketinizi yapmadan önce, ne kazanmak istediğinizi ve ayrıca katılımcıların etkinlikten ne kazanmasını istediğinizi tanımlayarak başlayın.  Yalnızca etkinliğinizin size, kuruluşunuza ve katılımcılar için neden gerekli olduğu değeri açıkça tanımladıktan sonra – ancak o zaman tüm parçaları bir araya getirebileceksiniz.

İçerik Kraldır

İnsanların dikkatini çekmek için etkinlikler hem bilgilendirici hem de eğlenceli olmalıdır. Dijital çağda, her şeyi google’layabildiğiniz zaman , ilgili içeriği kitleye sunmak için çok çalışmamız gerekiyor. Hangi konuşmacıların etkinliğiniz için mükemmel olduğunu düşünürken, bir uzmanlık kombinasyonunun yanı sıra “rock yıldızları” da arayın.

Akıllı cihazlar giderek daha az dikkat süresine yol açarak hayatımızı ele geçiriyor, bu nedenle genel bir kural olarak, ana notları ve tartışmaları maksimum 20 dakika tutun. TED konferansları, konuşmalar için tercih edilen format üzerinde gerçekten bir etki yarattı. Ne tür konuşmaların insanların dikkatini gerçekten çektiğini anlamak için internetteki en iyi konuşmalara bir göz atın

Hedef kitle ne kadar büyükse, o kadar çeşitli olur, bu yüzden işte en zor kısım – içeriği çeşitli ilgi alanlarıyla eşleştirmek. Etkinliği farklı aşamalara ayırmak veya daha küçük atölyeler ve daha samimi tartışma formatları düzenlemek, bu çeşitliliğe yanıt vermenin ve herkesi memnun etmenin anahtarıdır.

Her Şey Ağ Oluşturma İle İlgili

Benim gözlemim, insanların içeriğe göre olayları seçmeleridir, ancak gerçek memnuniyet yeni kurulan bağlantılardan ve başarılı ağlardan gelir. Teknoloji bize yüz yüze iletişime bir dizi alternatif sunsa da, hiçbir şey gerçek hayattaki temas deneyimini yenemez. El sıkışmanın önemini asla küçümseme!

Teknolojinin ağ oluşturmada da bir amacı vardır. Uygulamalar veya web tabanlı platformlar kesinlikle etkileşim kolaylığını artırabilir. Farklı uygulamaları denemeye ve test etmeye çalışın, ancak bunların rolünü abartmayın. İnsanların yeni uygulamalara alışması zaman alır ve bir veya iki etkinlik günü genellikle yeterli değildir.

Yer!

Etkinliğinize katılan çoğu insan için, yıl boyunca katıldıkları tek etkinlik bu olmayacak. Standart otel veya kongre merkezi etkinliklerinin günleri çoktan geride kaldı – insanlar konumdan ‘hayrete düşmeyi’ bekliyorlar! Eskiden “içerik kraldır, ancak format kraliçedir” dediğim gibi – bu nedenle formatın değerini küçümsemeyin.

Bir etkinlik alanının ambiyansı, duygusal bağını tanımlar, bu nedenle ışıklandırma ve iyi ses sistemlerinden ödün vermeyin. Işık ve ses, atmosferi gerçekten tanımlayan şeydir. Süslemelere çok fazla para harcamayın – afişler, ekranlar ve ışıklar neredeyse her durumda işe yaramalıdır.

Daha Büyük Bir Etki Yaratın

Teknoloji, etrafımızda olup biten tüm olaylardan çok daha fazla haberdar olmamızı sağladı ve kaçırma korkusu hiç bu kadar  gerçek olmamıştı. İster bir Facebook sayfası oluşturarak, ister konuk gönderilerini ve etkileşimlerini takip etmenize yardımcı olması için bir Twitter ve Instagram # hashtag oluşturarak, etkinlik etrafında bir vızıltı oluşturmak için sosyal medya platformlarını kullanın. Yerel ve uluslararası medya ile ağızdan ağza yayılacak işbirliği kurun.

‘Vay be’ Etkileri ve Sürprizler

Beklenti oluşturmak ve enerjiyi korumak için ‘ekstra’ bir şey yapın. Programda aralar varsa, izleyiciyi eğlendirecek ve meşgul edecek bir şey olduğundan emin olun. Hedef kitlenizin gerçekten neyi gerçekten kullanıp neyi takdir edeceğini düşünmek için biraz zaman harcarsanız, uzun vadede adınızı veya markanızı etkinliğinizin ötesine taşıyarak karşılığını alacaktır.

En İyiyi Bekleyin, En Kötüyü Planlayın

Bir etkinliğe hazırlanmak için birkaç hafta, ay veya bir yıl geçirmiş olsanız da, insanların hatırlayacakları tek şey etkinlikte geçirdikleri gerçek günlerdir. Onlarca kontrol listesi oluşturabilirsiniz ancak yalnızca etkinlik sırasında yanlış gidebilecek her şeyi gerçekten hissedeceksiniz. İşte güvenebileceğiniz çekirdek bir ekibe sorumluluk alanları devretmenin kesinlikle çok önemli olacağı yer burasıdır.

Onu Özel Yapan İnsanlardır

Güvenilir, motive olmuş insanlardan oluşan çekirdek bir ekiple başlayın. Karakteri ve ruhu tanımlayacak olan onlar olacaktır. Yaratıcı fikirleri paylaşmak ve pozitif enerji artışı sağlamak için bir danışma kurulu ve daha geniş bir topluluk oluşturun. Bir yiyecek-içecek partneri, bir sosyal kurum veya gönüllüler, etkinlik deneyimini geliştirecek kazan-kazan ortaklıkları kurun.

Moderatörü unutma. Akıllı ve ilginç konuşmacılarla eşleştirildiklerinde büyük fark yaratabilirler. Moderatörler tartışmanın tonunu belirler ve sohbetin hızını korurlar – sadece tartışma konuları hakkında bilgi sahibi olmamalı, aynı zamanda tartışmacı konukları ‘idare edebilmeli’ ve izleyicileri dahil edebilmelidirler.

Başarılı bir etkinlik aynı zamanda kaliteli katılımcılar gerektirir. Bunu başarmak için, bir topluluk tanımlamak ve inşa etmek ve güçlü bir kazan-kazan işbirliği geliştirmek önemlidir. Bazıları bu noktada aynı fikirde olmayabilir, ancak benim deneyimime göre kapalı bir kurumsal etkinlik olmadığı sürece, bir giriş ücreti veya geçiş ücreti almak, etkinliğe değer veren ve gerçekten orada olmak isteyen bir izleyici kitlesi sağlamanın harika bir yoludur. Ücretsizse veya yalnızca davetiyeyse, katılıma daha az değer verme eğilimindedirler ve ortaya çıkmaları pek olası değildir.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu